Perbedaan Antara Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arip

Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu Archeion sedangkan dalam bahasa Latin arsip dikenal dengan sebutan Archivum yang mempunyai arti kantor pemerintah, kertas yang disimpan di kantor (sumber: materi pokok pengantar kearsipan; 1-6PUST 2252/2 sks/Sulistiyo-Basuki,….Jakarta: Universitas terbuka, Depdikbud, 1996

Arsip dalam bahasa inggris dikenal dengan sebutan archives yang mempunyai arti public records; the place where public records and document are strored (Websters world university dictionary/C. Ralph Taylor,…wasington, D.C Publisher Company INC, 1965.

Di dalam bahasa Belanda arsip dikenal dengan sebutan archief yang mempunyai arti sekumpulan warkat yang disusun dari tulisan tangan, piagam , daftar, surat dll, yang tentu tulisan-tulisan itu berkaitan erat dengan peristiwa sejarah, kemajuan suatu negara, daerah, kota, lembaga, perhimpunan, ataupun suatu masyarakat tertentu.

Sementara itu di dalam buku ensiklopedia administrasi,ada 2 (dua) pengertian tentang arsip, yang pertama dijelaskan bahwa arsip adalah suatu instansi tempat untuk menyimpan warkat-warkat dari suatu organisasi dengan tertib. Kedua segenap warkat dari suatu organisasi pemerintahan, Badan, Swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk kemudian disimpan secara permanen untuk suatu keperluan (enseklopedi administrasi/Drs. The Liang Gie, dkk, …Jakarta: CV Haji Masagung 1989).

Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971, arsip adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swata/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN).

Yang dimaksud dengan arsip adalah, semua berkas, naskah, foto, film, mikro film, kaset, CD. Gambar, peta, dokumen dengan berbagai macam bentuk dan fungsinya atau salinan serta dengan segala macam cara pembuatannya, yang dihasilkan dan diterima oleh suatu Badan, Lembaga, untuk bahan bukti dari tujuan dari organisasi, atau sebagai fungsi-fungsi dari suatu kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, berupa suatu pekerjaan, aktivitas dari kegiatan pemerintah oleh karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

The Liang Gie dalam kamusnya yang berjudul Administrasi Perkantoran.

Arsip adalah kumpulan dari warkat-warkat yang disimpan secara sistematis, terencana, teratur disebabkan memiliki kandungan nilai serta kegunaan yang penting dan bila diperlukan maka akan cepat dapat ditemukan dengan mudah. Merupakan bagian inti arsip adalah himpunan lembaran-lembaran dari tulisan tersebut. Yang dimaksud dengan warkat memiliki 3 (tiga) syarat yaitu,

1. Sistem perencanaan penyimpanan terencana dan keteraturan
2. Memiliki nilai guna
3. Mudah ditemukan dengan cepat dan mudah.

Atas dasar pengertian arsip dari kata, asal usul dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sekumpulan data /warkat/naskah bisa terbuat dari kertas, berkas, film, foto, rekaman gambar, mikro film, rekaman suara, gambar-gambar peta, bagan, dokumen dalam aneka bentuk dan corak media yang digunakan dan diterima dan dibuat baik oleh Pemerintah, Swasta, perorangan yang memiliki nilai guna yang kemudian disusun dengan menggunakan sistem tertentu, demi mudahnya dalam temu kembali arsip bila dibutuhkan kembali.

Pengertian Kearsipan

Arti dari kearsipan berasal dari kata arsip, sedangkan arti  dari arsip itu sendiri dalam bahasa inggris berarti sebuah file. Sedangkan pengertian dari kearsipan itu sendiri dikenal dengan Filing. Jadi dapat disimpulkan bahwa arti dari arsip adalah file, sedangkan untuk kegiatannya disebut dengan filing.

Berdasar pada kamus administrasi perkantoran Drs. The Liang Gie

Pengelolaan warkat (filing) adalah suatu kegiatan menata warkat-warkat di suatu tempat secara teratur mengacu pada sistem yang digunakan, dan susunan serta tata cara yang telah ditentukan, dengan demikian pertambahan dari warkat-warkat akan lebih mudah untuk di atur dengan baik. Dengan demikian apabila warkat dibutuhkan, maka akan mudah dan cepat untuk ditemukan kembali. Filingmerupakan suatu kegiatan dari mengelola, menata, menyimpan arsip, sedangkan Finding adalah suatu kegiatan dalam rangka temu kembali dari warkat-warkat  yang disimpan.

Berdasar pada Ensiklopedi Administrasi

Pengelolaan warkat (filing) merupakan suatu bentuk dari aktivitas tata usaha dalam menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan demikian apabila diperlukan kembali, maka dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat.

Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu proses kegiatan atau pola pengaturan arsip, dari menerima, pencatatan, penyimpanan, secara sistematis yang digunakan oleh organisasi. Dengan begitu apabila arsip-arsip itu dibutuhkan kembali atau arsip yang akan dimusnahkan akan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali.

Jenis Arsip

Jenis arsip dapat dibagi dalam 4 (empat) kelompok.

1. Arsip kepegawaian : Daftar riwayat hidup kepegawaian, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan lain-lain.
2. Arsip keuangan : Laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan lain-lain.
3. Arsip pemasaran : Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
4. Daftar pendidikan : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

Berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:

• Dalam bentuk surat : naskah perjanjian/kotrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan table.
• Dalam bentuk pita rekaman.
• Dalam bentuk microfilm.
• Dalam bentuk disket.
• Dalam bentuk compact disk.
• Dalam bentuk flast disk.

Berdasarkan nilai guna arsip

• Arsip bernilai informasi : pengumuman, pemberitahuan dan undangan.
• Arsip bernilai administrasi : tentang ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
• Arsip bernilai hukum : akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
• Arsip bernilai sejarah : laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa.
• Arsip bernilai ilmiah : hasil penelitian atau teknologi terapan.
• Arsip bernilai keuangan : kuitansi, bon penjualan, dan laporan tentang keuangan.
• Arsip bernilai pendidikan : karya ilmiah para akhli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

Berdasarkan sifat dan kepentingan dari arsip

1. Arsip tak berguna : surat udangan, dan memo.
2. Arsip berguna : presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
3. Arsip penting : surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dn daftar gaji.
4. Arsip vital : akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan.

Menilik dari nilai atau penggunaan arsip terbagi menjadi 2 (dua) yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

Nilai Guna Primer

• Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna berdasarkan pada kepentingan masing-masing untuk pelaksanaan tugas dan fungsi dari Badan atau Lembaga bersangkutan.
• Nilai guna hukum yaitu, mengenai bukti-bukti hukum yang memiliki hak atas dasar dan kewajiban sebagai warga Negara serta Pemerintah.
• Nilai guna keuangan yaitu, berisikan keterangan mengenai masalah  keuangan.
• Nilai guna ilmiah yaitu, semua hal yang menyangkut tentang data teknologi ,Ilmiah, dan hasil-hasil dari penelitian asli atau teknologi terapan.

Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder yaitu, arsip yang memiliki arti atau sebagai acuan apakah berkas  atau data dokumen itu bernilai atau tidak untuk kepentingan Negara atau sebagai ilmu pengetahuan dikemudian hari dan lain-lain sebagainya.

• Nilai guna pembuktian :  yaitu apabila arsip mengandung suatu fakta atau keterangan yang dapat menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi di ciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan aktivitas.
• Nilai guna informasional : yaitu suatu arsip dikatakan mempunyai nilai informasional jika isi kandungan dari arsip tersebut berisikan hasil sebuah penelitian ataupun nilai sejarah, tanpa harus melihat dari instansi mana yang membuatnya seperti, tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan lain-lain.

KLIK

DONASI VIA PULSA Bantu berikan donasi jika artikelnya dirasa bermanfaat. Donasi akan digunakan untuk memperpanjang domain Prodi SEO. Terima kasih.

Selanjutnya...