Cara Mengelola dan Penataan Arsip Aktif dan Inaktif

Menata Arsip

Undang-undang No.43 tahun 2009 mengenai kearsipan dijelaskan bahwa arsip adalah suatu kegiatan pendokumentasian dari suatu peristiwa yang menggunakan berbagai macam dan bentuk media yang disesuaikan dengan kebutuhan jaman, dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima baik oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi politik, Organisasi Masyarakat, ataupun perorangan dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Mengacu pada fungsi dan manfaatnya, arsip meliputi; arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan langsung sehari-hari oleh pencipta arsip dalam mendukung kegiatan administrasi, untuk mengambil kebijakan, atau untuk memutuskan suatu kebijakan yang berhubungan dengan kepentingan organisasi, dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai dan guna sejarahnya. Arsip statis adalah telah usainya masa jadwal retensinya (JRA) dan bersifat permanen, setelah mendapatkan verifikasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia, atau Lembaga Kearsipan baik langsung atau tidak langsung.

Yang dimaksud dengan arsip dinamis meliputi, arsip inaktif dan arsip vital yang dijelaskan dalam Undang-Undang No 43. Tahun 2009 adalah:

1. Arsip aktif adalah, arsip yang frekuensi pemakaiannya tinggi atau terus-menerus.
2. Arsip inaktif adalah, arsip yang frekuensi pemakaiannya yang semakin lama semakin menurun.
3. Arsip vital adalah, arsip yang keberadaanya mutlak dipertahankan dan dijaga demi kelangsungan operasional pencipta arsip, jika hilang atau rusak,  maka tak tergantikan atau diperbaharui.

Sehubungan dengan pentingnya akan keberadaan dari arsip yang cukup strategis dan perlunya penataan arsip yang baik dan benar (sesuai kebutuhan dari organisasi) dengan demikian arsip mudah diakses dan digunakan sebagai mana mestinya. Hal ini penting mengingat arsip merupakan sebuah catatan peristiwa yang dibuat oleh pencipta arsip, agar generasi muda akan mengetahui peristiwa atau kejadian dimasa lampau.

Kendala yang Dihadapi dalam Mengelola dan Penataan Arsip

Kendala yang sering dihadapi adalah, kurangnya perhatian terhadap arsip-arsip yang diciptakan oleh pencipta arsip, sehingga menimbulkan kacaunya arsip di dalam pengelolaan arsip seperti;

Kurangnya perhatian pimpinan terhadap keberadaan arsip di instansinya.

Sedikitnya sumber daya manusia yang mengelola arsip, baik dari sisi kuantitas maupun kualitas.

Tidak memadainya ruang tempat penyimpanan arsip dinamis ataupun statis di instansi/organisasi yang menyebabkan;

Belum dilakukan pemisahan antara arsip dan bukan arsip, dengan demikian kesulitan  timbul ketika mencari asip-arsip yang dibutuhkan, otomatis akan menghambat aktivitas di instansi/organisasi.

Tempat penyimpanan yang tidak memadai, sehingga arsip dan non arsip bertumpuk dalam satu ruangan, hal itu disebabkan belum adanya penataan yang dilakukan oleh pengelola arsip.

Baik penyerahan ataupun penyimpanan arsip inaktif yang jarang dilakukan dan masih berupa bundel-bundel yang tersimpan di dalam karung.

Cara Mengelola Arsip Aktif

Dengan dikelolanya arsip aktif yang sesuai dengan sistem yang dibutuhkan di organisasi/instansi, tertatanya informasi yang baik serta tersusunnya daftar arsip yang baik akan memudahkan para pengelola dalam mencari dan menata arsip apabila dibutuhkan kembali serta memisahkan arsip-arsip yang sudah lewat jadwal masa retensinya.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penataan arsip.

Pemberkasan arsip aktif berisi;

1. Klasifikasi arsip
2. Uraian informasi
3. Waktu
4. Jumlah
5. Keterangan isi berkas memuat
6. Nomor berkas
7. Nomor item arsip
8. Kode klasifikasi
9. Uraian informasi arsip
10. Tanggal
11. Jumlah
12. Keterangan

Selain yang telah disebutkan di atas, ada hal lain yang perlu disiapkan antara lain;

• Menyiapkan sarana dan prasarana pendukung seperti peralatan-peralatan yang dibutuhkan.
• Menyiapkan arsip-arsip yang akan diberkaskan.

Cara Penataan Arsip Aktif

Hal yang perlu dilakukan dalam proses penataan arsip aktif adalah sebagai berikut.

1. Menyiapkan peralatan-peralatan yang dibutuhkan, seperti folder, sekat, kartu tunjuk silang dan filing kabinet.
2. Menyiapkan arsip yang akan diproses seperti, mengecek kelengkapan fisik dan berkas arsip, membuat indek arsip.
3. Menyiapkan  folder yang akan digunakan untuk penempatan arsip dengan tab diberi tanda kode subyek/masalah, dan untuk subyek primer kode pada kiri atas, kemudian subyek sekunder pada tengah atas, dan subyek tersier kode pada kanan atas.
4. Menyiapkan skat/guide, sekat berupa kertas tebal dengan ukuran 15,5 x 11 cm yang berguna untuk penyekat, petunjuk, pemisah, satu folder dengan folder lainnya. Skat di atur dalam kotak kartu kendali dengan memberikan tulisan berupa kode dan subyeknya.
5. Menyiapkan tunjuk silang yang digunakan sebagai penanda bahwa berkas satu dengan lainnya masih berkaitan namun berbeda tempat penyimpanannya disebabkan berbeda fisiknya, oleh sebab itu berkas tersebut tidak dapat disatukan dalam satu penyimpanan atau satu file.
6. Penataan arsip dalam folder. Untuk arsip yang kodenya sama ditempatkan pada satu folder diatur urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal. Apabila indeks tanggal dalam urutan angka dimulai dari angka besar lalu berikutnya menurun ke angka yang lebih kecil.

Cara Penataan Arsip Inaktif

Untuk pengelolaan arsip inaktif dilakukan harus berdasarkan atas dasar asal usul dan aturan asas aturan baku. Di unit kearsipan pengelolaan dan pengaturan arsip inaktif dilakukan dengan melalui beberapa tahapan yaitu, pengaturan arsip, pengolahan arsip dan penyusunan daftar arsip.

Untuk daftar arsip inaktif berisi informasi mengenai; pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Mengenai penataan arsip dan pembuatan daftar arsip inaktif merupakan tanggungjawab bagian kearsipan.

Dalam kelanjutannya dalam menata dan mengelola asip-arsip inaktif adalah sebagai berikut:

1. Pemilahan, arsip disini dimaksudkan untuk memilih mana arsip dan mana bukan arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan.
2. Pengelompokan arsip, dalam mengelompokan arsip bisa menggunakan prinsip aturan yang baku, tetapi bila kesulitan, bisa menggunakan cara asal usul dengan demikian dapat ditentukan pengelompokan berdasar series atau kesamaan jenis, kesamaan pokok permasalahan, kesamaan kegiatan dan lain-lain.
3. Pendeskripsian, merupakan kegiatan pencatatan isi informasi yang ada di arsip pada kartu deskripsi. Kartu deskripsi berisi keterangan, bentuk redaksi, uraian arsip, tingkat perkembangan, tanggal, dan bentuk luar.
4. Skema pengelompokan arsip, yaitu membuat klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Adapun pola penyusunan klasifikasi bisa berbentuk, struktur organisasi,tupoksi, atau dalam bentuk campuran.
5. Perputaran kartu deskripsi, adalah gabungan antara kartu deskripsi yang berdasar pola klasifikasi arsip.
6. Pemberian nomor definitif pada kartu deskripsi, yaitu memberikan nomor pada kartu deskripsi, dan nomor urut tersebut dipakai untuk nomor penyimpanan berkas.
7. Manuver berkas yaitu, menggabungkan berkas-berkas yang mempunyai kesamaan permasalahan yang disusun sesuai skema pembuatan.
8. Menyimpan arsip di foder yaitu arsip yang telah tersusun dimasukan ke dalam folder lalu diberi kode masalah arsip dan nomor urutan arsip.
9. Penjaketan arsip yaitu, arsip yang telah dimasukan ke folder diberi jaket (pembungkus) dari kertas kising.
10. Folder dimasukan ke boks dan pelabelan boks. Folder arsip yang telah dibungkus lalu dimasukan ke boks, lalu diberi nomor sesuai urutan. Setiap 1 (satu) boks hanya berisi satu macam kode masalah dalam tahun yang sama. Isi berkas dalam boks tidak terlalu padat, agar mudah untuk mengeluarkan berkas. Lalu boks diatur sesuai dengan nomor urut agar memudahkan dalam pencarian.
11. Membuat daftar arsip yaitu, agar temu kembali arsip didapat dengan mudah dan cepat.

Adapun pengelolaan arsip inaktif dimaksudkan untuk pengelolaan penyusutan arsip dimana telah tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 47 ayat (2) yang menjelaskan, penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri Serta BUMN dan lain-lain dilaksanakan dengan mengacu pada kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat , Bangsa dan Negara.

KLIK

DONASI VIA PULSA Bantu berikan donasi jika artikelnya dirasa bermanfaat. Donasi akan digunakan untuk memperpanjang domain Prodi SEO. Terima kasih.

Selanjutnya...